Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

SlimWerken365 is een eenmanszaak van Pim Pardoen en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

2. Welke gegevens verwerken we en waarom?

We verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons geeft, en alleen voor het doel waarvoor je ze geeft.

3. Gegevens bij een Werkplekscan

De Werkplekscan gaat over hoe jullie organisatie werkt, niet over de inhoud van cliëntdossiers. We vragen niet om cliëntgegevens en hebben die ook niet nodig. Komen we tijdens de opdracht toch cliëntgegevens tegen, dan gebruiken we die niet en leggen we ze niet vast. Waar dat nodig is, maken we vooraf afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Interviews met medewerkers

Voor de Werkplekscan voeren we gesprekken met de opdrachtgever en met twee of drie medewerkers. Die gesprekken vinden plaats via Microsoft Teams of op locatie. Om goed te kunnen luisteren nemen we het gesprek op en laten we het uitschrijven (transcriptie): bij Teams met de opname- en transcriptiefunctie van Teams, op locatie met een opname die we binnen onze Microsoft 365-omgeving verwerken. We doen dat alleen als de geïnterviewde vooraf weet waarvoor het is en ermee instemt; wie dat niet wil, kan het gesprek zonder opname voeren. We verwerken daarbij naam, functie en wat iemand vertelt over het werk. De uitwerking gebruiken we alleen voor de analyse en het rapport van deze opdracht. In het rapport noemen we geen namen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige uitvoering van de opdracht.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen alleen partijen in die we nodig hebben om ons werk te doen, en maken met hen afspraken over de bescherming van je gegevens:

• Microsoft – voor e-mail, agenda, het plannen van afspraken (Microsoft Bookings) en het opslaan van documenten (Microsoft 365).
• TransIP – voor de hosting van deze website.
• Ons boekhoudpakket en, waar nodig, onze boekhouder – voor onze administratie.

Daarnaast delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Schrijft de wet een bewaartermijn voor, dan is dat het maximum. Zijn gegevens eerder niet meer nodig, dan verwijderen we ze eerder.

• Opnames van interviews: verwijderd zodra het gesprek is uitgewerkt, uiterlijk bij de oplevering van het rapport.
• Transcripties en werkaantekeningen: verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn, uiterlijk 30 dagen na de oplevering.
• Contactverzoeken en afspraken zonder vervolgopdracht: uiterlijk 12 maanden na het laatste contact.
• Gegevens over opdrachten: zolang de samenwerking loopt en daarna uiterlijk 2 jaar.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar, de wettelijke fiscale bewaarplicht.

6. Cookies

Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en houdt geen bezoekersstatistieken bij. Kies je ervoor een afspraak in te plannen, dan ga je naar de afsprakenpagina van Microsoft Bookings. Daar gelden de privacy- en cookievoorwaarden van Microsoft.

7. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals een beveiligde verbinding (https), meervoudige authenticatie op onze accounts en opslag binnen een beveiligde Microsoft 365-omgeving.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen het gebruik ervan, de verwerking laten beperken of je gegevens laten overdragen. Stuur je verzoek naar info@slimwerken365.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.